La chaîne de distribution de l’UMCG : un véritable modèle

En 2007, l’Universitair Medisch Centrum Groningen (Centre médical universitaire de Groningue ou UMCG) a lancé son propre centre de distribution à quelques kilomètres de l’hôpital. Ils utilisent un système de pointe pour traiter l’ensemble de leur distribution. Les caisses à couvercle de CurTec y jouent un rôle essentiel.

Distribution à l’aide d’une camionnette de vente ambulante
Avant la création du centre de distribution, l’UMCG travaillait avecUMCH_container une camionnette de vente ambulante. « Le volume à traiter n’a cessé d’augmenter, explique Jonny Mooi, Responsable Logistique du Centre d’Eemspoort à l’UMCG. L’organisation a signé un contrat avec DHL et mis en place un système des conteneurs à roulettes. Mais ceux-ci étaient trop encombrants et trop lourds. Jonny Mooi : « C’est pour cette raison que nous avons développé un nouveau conteneur offrant la possibilité d’accueillir des clayettes. Mais ce n’est pas le principal argument qui a penché en faveur des caisses à couvercle », poursuit le Responsable Logistique du Centre d’Eemspoort.

Réduction des déchets, renforcement de l’hygiène, traitement simplifié
« Le fait de travailler avec des caisses à couvercle nous a permis de réduire considérablement notre flux de déchets. Nous utilisions auparavant des boîtes en carton qui généraient, par la force des choses, d’énormes quantités de matériaux d’emballage. Cela était synonyme de beaucoup de déchets en retour et d’opérations de manipulation supplémentaires. Les boîtes créaient en outre de la poussière, ce qui n’est pas souhaitable dans un hôpital. Un convoyeur avait déjà été retenu pour assurer le transport au sein du centre de distribution. Là encore, une solution à base de clayettes était idéale. De par leur format et leur conception, les caisses à couvercle se manipulent aisément. Elles s’empilent facilement, ne nécessitent aucun ruban adhésif, peuvent être étiquetées, etc. Et chose non négligeable pour une hôpital, elles peuvent être déposées dans le service concerné, de sorte que leur contenu reste relativement anonyme. Elles peuvent même être fermées en cas de contenu sensible », conclut Jonny Mooi.

« Nous n’avons aucun médicament en stock. Et nous ne pouvons pas recevoir de matériaux radioactifs.  Elles peuvent tout transporter : des appareils médicaux aux paquets de chips. »

Des caisses à couvercle aux possibilités d’application diverses
Comment l’UMCG utilise-t-il les caisses à couvercle aujourd’hui ? Jonny Mooi : « Les caisses sont utilisées dans le cadre de plusieurs applications : des produits médicaux jetables aux dossiers médicaux, en passant par les paquets de chips et les bouteilles d’orangeade. Cette polyvalence nous permet de travailler avec une seule solution qui est sûre et maniable. À l’issue de la livraison, les différentes marchandises sont réparties dans les caisses à couvercle dans le centre de distribution. Nous travaillons généralement avec une caisse noire à couvercle noir.UMCG_spoed Les caisses abritant un contenu stérile sont pourvues d’un couvercle rouge. Pour les CMA, les archives médicales centrales ou Centraal Medisch Archief, nous utilisons des couvercles bleus. Dans le cadre du transfert de dossiers médicaux, la confidentialité est essentielle. UMCH_archiefLes couvercles des caisses sont alors cachetés afin d’indiquer que la caisse n’a pas été ouverte. En cas d’urgence, la caisse est rouge et porte l’inscription « urgent » en lettres majuscules. Ainsi, le message est visuellement clair pour tous. En outre, les conteneurs à roulettes sont fermés à l’aide d’un cadenas. Pour finir, la pharmacie travaille avec des couvercles jaunes. Nous lavons ces caisses à chaque utilisation. La pharmacie se charge elle-même de la distribution. »

Une implantation en-dehors du terrain de l’hôpital
Le centre de distribution est implanté à quelques kilomètres de l’hôpital. De prime abord, cela semble être un choix peu conventionnel. Jonny : « En effet. Nous travaillions auparavant dans un bâtiment en location situé à côté de l’hôpital. Mais celui-ci était tellement vétuste que le besoin de posséder nos propres locaux s’est de plus en plus fait sentir. Parallèlement, le souhait d’établir un partenariat avec le Martine Ziekenhuis imposait de déménager. À l’origine, l’idée était de rester sur le terrain de l’hôpital, mais cela comportait plusieurs inconvénients. Une toute autre approche a dû être adoptée en interne. Pas moins de soixante camions viennent chaque jours livrer et charger des marchandises.  Il peut s’agir de produits minuscules comme de matériel imposant. La place au centre-ville est limitée, ce qui crée de nombreux problèmes.

« Pas moins de soixante camions vont et viennent chaque jour. »

De plus, lorsque vous devez construire un entrepôt sur un terrain hospitalier, cela représente des mètres carrés extrêmement chers. Vous atterrissez alors souvent dans une cave où des piliers viennent encombrer l’espace aux mauvais endroits. Avec une nouvelle implantation externe, nous avions la possibilité d’aménager l’espace à notre convenance. Parallèlement, vous devez également bien réfléchir à la manière dont vous allez organiser et regrouper la prestation de service.  »UMCG_treintje

Moins de manipulation
Jonny : « Le système choisi nous permet d’effectuer un travail conséquent de tri préliminaire. Nous maintenons ainsi les manipulations à un minimum. Le chargement est préparé dans les caisses à couvercle, au sein de notre centre de distribution,UMCG_muur puis placé dans un conteneur à roulettes et remis à DHL. À l’hôpital, le chargement est acheminé jusqu’au monte-charges via les couloirs souterrains. De là, les caisses partent pour l’étage requis. Elles sont directement transférées au service concerné ou déballées au sous-sol. Depuis que nous utilisonsUMCG_banden des caisses à couvercle, nous estimons avoir réduit de 25 % le nombre de manipulations. » Nous avons besoin de moins de personnel, pouvons assurer le transport plus rapidement et réduisons le nombre d’erreurs grâce aux services de suivi. »

Des défis subsistent
Même si le processus se déroule parfaitement bien pour le moment, des défis subsistent. « L’alliance de deux implantations et de cultures différentes engendre naturellement des défis. Comme je l’ai précisé, l’externalisation de la distribution a fait l’objet de nombreuses discussions. À l’heure actuelle, le défi majeur réside dans la diversité des marchandises entrantes. Nous devons traiter davantage de substances dangereuses. Et nous devons sans cesse nous conformer à des législations de plus en plus nombreuses : HACCP, CCKL, loi sur les produits médicaux, gestion de l’évolution, etc. Ce qui demandait il y a quelques années de nombreuses petites mains, impose aujourd’hui de travailler avec du personnel compétent sur le plan logistique et orienté vers le service. La réaction à ces évolutions et la gestion continue de la chaine tout entière constituent le plus gros défi. »
 

 


L’UMCG a opté pour un conditionnement hautes performances afin de gérer sa logistique avec efficacité et dans le respect des différentes législations. Quel est votre défi en matière de conditionnement ? La société CurTec sera heureuse de vous aider à trouver une solution.
 

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Témoignages

Jonny Mooi (Responsable Logistique chez UMCG Eemspoort)

« CurTec représente pour nous le choix de la qualité. Les caisses à couvercle sont utilisées de manière intensive mais cassent rarement. Cette caractéristique, alliée à la maniabilité, la facilité de nettoyage et l’utilisation de différentes couleurs, contribuent à un gain de temps et de qualité dans l’ensemble du processus. »

Jonny Mooi (Responsable Logistique chez UMCG Eemspoort)



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